Comment gérer une équipe hybride : 5 bonnes pratiques

"La vie est comme une roue. Tôt ou tard, elle revient toujours où vous avez commencé". Cette citation de Stephen King m'est venue à l'esprit alors qu'un groupe de leaders à distance avec lequel je travaillais partageait spontanément leurs inquiétudes quant à leur retour imminent sur le lieu de travail physique. La réalité est que la plupart d'entre eux avaient longtemps dirigé ce qui est considéré, par définition, comme une équipe hybride.

Ces leaders et la plupart des membres de leur équipe travaillaient ensemble dans le même lieu de travail. Mais ils avaient aussi quelques membres à distance. L'un ou l'autre d'entre eux s'est aventuré à dire, bien qu'un peu timidement, que la cadence et la structure du passé pouvaient être appliquées à l'équipe hybride de demain. Cependant, les plus astucieux d'entre eux ont vu les choses différemment. 

Ces leaders voulaient savoir ce qu'ils pouvaient faire pour se préparer à ce nouveau lieu de travail hybride. En l'espace de quelques minutes, ils ont été en mesure de voir les défis et les opportunités : une caractéristique de la conduite du changement. 

Alors que les organisations du monde entier se demandent comment ramener les employés au travail, les enjeux ne pourraient pas être plus élevés. Si les chiffres varient d'une étude à l'autre, il existe des thèmes récurrents que les décideurs ne peuvent ignorer. Les employés veulent de la flexibilité et beaucoup partiront s'ils ne l'obtiennent pas. Une étude a montré que près de 40 % des travailleurs envisageraient de démissionner s'ils ne pouvaient pas continuer à travailler à distance d'une manière ou d'une autre. 

Dans le même temps, les employés sont partagés entre un vif souhait de travail plus flexible et un besoin tout aussi fort de collaboration en personne. Si le lieu de travail et les équipes hybrides peuvent être considérés comme le grand compromis de l'avenir, les organisations qui y parviennent auront un avantage concurrentiel considérable. 

Comment définir une équipe hybride ? 

Les équipes hybrides, dans lesquelles les employés travaillent à partir de plusieurs endroits, sont de toutes formes et de toutes tailles. Les politiques organisationnelles, ainsi que le pouvoir discrétionnaire des gestionnaires, détermineront leur forme et le degré de flexibilité qui leur est associé. 

Certains offrent aux employés une flexibilité totale qui leur permet de choisir entre un travail entièrement à distance, un travail entièrement au bureau ou un travail intermédiaire. D'autres fixent des jours ou des semaines spécifiques où tous les membres de l'équipe ou certains d'entre eux sont présents au bureau. 

En outre, les membres d'une équipe entièrement à distance et les membres d'une équipe qui partagent leur temps entre le travail à distance et le travail au bureau constituent un autre type d'équipe hybride. C'est là que tous recommence.

Les leaders et les collaborateurs n'avaient pas à gérer et à s'adapter à ces combinaisons diverses et changeantes avec les équipes hybrides du passé. Elles étaient prévisibles, tout comme les façons dont ces équipes travaillaient ensemble. Les gestionnaires de première ligne et leurs équipes doivent établir les "nouvelles normes" de communication, de collaboration et de travail en équipe performante. 

Quels sont les avantages et les inconvénients de travailler avec une équipe hybride ? 

Les leaders sont la clé de voûte de l'engagement des employés. Et cela est particulièrement vrai et peut-être plus difficile avec les équipes hybrides. 

Cependant, les gestionnaires peuvent commencer par maximiser les avantages d'une équipe hybride et s'attaquer aux inconvénients ou défis potentiels. Par exemple, il peut être plus difficile d'instaurer et de maintenir une culture de confiance avec une équipe hybride. Et la communication et la connexion au sein d'une équipe hybride auront probablement une apparence un peu différente et nécessiteront peut-être plus de planification. .

En termes d'avantages, les équipes hybrides offrent la flexibilité qui est essentielle pour attirer, retenir et engager les employés. Cette opportunité sans précédent dont disposent les leaders, même de première ligne, ne peut être sous-estimée. 

Combien de fois les employeurs ont-ils souhaité offrir des conditions de travail plus souples à leurs employés, mais ont été freinés par les politiques de l'entreprise ? Tout en respectant les directives de l'entreprise et en traitant tous les employés équitablement, les leaders disposent aujourd'hui d'une plus grande flexibilité pour prendre en compte les préférences individuelles ainsi que les besoins de l'équipe et de l'entreprise. 

Sachant qu'il est difficile, sans parler d'une mauvaise utilisation de leur temps, de gérer les activités des employés dans ce modèle hybride, les managers peuvent plutôt se concentrer sur les réalisations et les résultats individuels et collectifs. Les leaders peuvent également tenir compte de leurs propres besoins et préférences et déterminer quand ils doivent être au bureau et quand ils peuvent gérer à distance. 

5 bonnes pratiques pour gérer une équipe hybride 

Alors que nous nous sommes tous lassés du changement, cette évolution vers des équipes hybrides pourrait être considérée comme un changement de plus. Cependant, les leaders et les employés ont démontré leur résilience tout au long de la pandémie. Ils ont trouvé un moyen de se connecter, de communiquer et d'obtenir des résultats dans un monde rempli de défis et de changements personnels et professionnels qu'aucun d'entre nous n'aurait pu prévoir. 

Les gestionnaires peuvent reprendre et transférer certaines des bonnes pratiques et compétences qu'ils ont développées lorsqu'ils travaillaient et dirigeaient à distance et les appliquer à la gestion d'équipes hybrides. Et les leaders peuvent avoir un impact encore plus grand sur l'engagement et la performance en se concentrant sur ces cinq bonnes pratiques pour diriger des équipes hybrides. 

1. Instaurer la confiance et l'inclusion

C'est l'un des plus grands défis à relever lorsqu'on dirige des personnes et des équipes à distance. Et c'est encore plus difficile avec une équipe hybride. Pour instaurer la confiance, les leaders doivent faire preuve de respect et d'équité envers tous. 

Les employés à distance peuvent avoir l'impression que ceux qui sont au bureau ont un meilleur accès au leader et aux autres membres de l'équipe. Les réunions individuelles que les gestionnaires ont multipliées pendant la pandémie devraient se poursuivre, de la même manière, pour tous les membres de l'équipe. Et lors d'une réunion d'équipe, les leaders doivent chercher à établir une sécurité psychologique. Pour ce faire, les leaders doivent délibérément inclure tous les membres de l'équipe et faire participer tous les participants à la réunion. Cela contribuera à créer un sentiment d'appartenance. 

Des recherches ont montré que le fait de rencontrer les gens en personne est important pour instaurer la confiance. Saisissez toutes les occasions de réunir tous les membres de l'équipe, même si vous ne pouvez le faire qu'en de rares occasions, comme le retour officiel des employés sur le lieu de travail. 

En outre, continuez à utiliser des caméras pour les réunions individuelles et d'équipe à distance. Dans une enquête menée par Zoom, 82 % des utilisateurs ont déclaré que la confiance était plus grande lorsque les vidéos étaient activées. 

Enfin, créez une culture de la transparence où tous les membres de l'équipe sont encouragés à partager leurs expériences et leurs préoccupations. Où ils sont libres de discuter de ce qui ne peut être discuté. 

2. Bien communiquer et régulièrement

Deux aspects de la communication sont essentiels au succès des équipes hybrides : les besoins personnels et les besoins pratiques. En commençant par les besoins pratiques, les gestionnaires et les membres de l'équipe doivent établir ensemble les règles de base de la communication. Il s'agit notamment de la manière dont ils communiqueront et collaboreront, en tenant compte des besoins des membres de l'équipe à distance et en personne. 

Les leaders doivent être attentifs aux besoins personnels de chaque membre de l'équipe et y répondre. Il convient de ne pas relâcher l'attention portée à l'empathie et au bien-être de chaque membre de l'équipe, qui a été un résultat positif de la pandémie. 

Il s'agit de l'une des compétences importantes que les dirigeants doivent maintenir alors qu'ils sont à cheval sur les besoins des employés à distance et en personne. Les employés à distance craignent souvent d'être exclus des conversations spontanées sur le lieu de travail. Cela peut les faire se sentir moins valorisés. Les leaders doivent être conscients de ce que ressentent les employés et communiquer leur valeur et leur importance pour l'ensemble de l'équipe et de l'organisation. 

3. Favoriser la concentration et la responsabilisation

Les recherches visant à déterminer si les employés sont plus ou moins productifs lorsqu'ils travaillent à distance ne sont pas concluantes. Lorsqu'ils dirigent des équipes hybrides, les leaders doivent définir clairement les priorités, fixer des objectifs SMART et se concentrer sur les résultats. 

La responsabilisation est atteinte lorsque les dirigeants restent suffisamment proches du travail de chaque membre de l'équipe pour leur fournir l'encadrement et le soutien dont ils ont besoin, ainsi que la reconnaissance de leurs efforts. Cela doit être fait sans faire de microgestion. Les leaders doivent également aider les membres de l'équipe à "se voir" les uns les autres, ainsi que leur valeur et le rôle qu'ils jouent dans l'équipe et l'organisation. Cela permet de renforcer l'engagement et la concentration pour atteindre les objectifs communs. 

4. Créer une culture d'équipe forte

Les équipes hybrides sont souvent composées de personnes qui ont l'habitude de travailler ensemble. Par exemple, elles peuvent avoir travaillé ensemble au bureau à un moment donné, ou plus récemment, avoir travaillé ensemble à distance. 

L'équipe hybride est par essence une nouvelle équipe, et les dirigeants peuvent assurer un bon départ à leur nouvelle équipe en créant une "charte d'équipe". Ensemble, le leader et les membres de l'équipe se mettent d'accord sur leur objectif, leurs responsabilités, leurs buts et leurs mesures. Ils établissent également des règles de base pour la communication et les réunions. 

En outre, c'est l'occasion de réfléchir délibérément aux moyens de maintenir le lien entre les membres de l'équipe. La distance physique ne doit pas être synonyme de distance sociale et émotionnelle. Encouragez les membres de l'équipe à se tendre la main lorsqu'ils ont besoin d'aide. Reconnaissez ceux qui le font. Continuez à promouvoir et à participer à ces "réunions virtuelles" amusantes afin que tous les membres de l'équipe se sentent liés les uns aux autres et à vous.

5. Évitez l'épuisement professionnel grâce à l'empathie

Les leaders doivent rester vigilants quant aux sentiments des employés à l'égard de leur travail, de leur charge de travail et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il peut être tentant de ne plus demander aux employés comment ils se sentent et de ne plus prendre le temps de les écouter. Ne le faites pas. 

Travailler dans une équipe hybride exigera de tous les membres qu'ils s'adaptent d'une manière ou d'une autre. Les employés à distance peuvent avoir l'impression qu'ils doivent travailler plus dur et contribuer davantage parce qu'ils ne sont pas au bureau. Ceux qui sont au bureau peuvent travailler encore plus dur parce qu'ils sont plus visibles pour la direction. 

Faites preuve d'empathie à l'égard des émotions de chaque membre de l'équipe, quel que soit l'endroit où il se trouve. Selon l'étude Global Leadership Forecast (GLF) 2021 de DDI, le facteur numéro un qui influence l'épuisement professionnel est la capacité du leader à faire preuve d'empathie. Utilisez-la. 

Les leaders définissent la culture du travail hybride

Selon l'étude du GLF, 52 % des PDG se disent préoccupés par le fait d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Mais ils peuvent dormir un peu mieux lorsque leurs organisations offrent un environnement de travail hybride. Offrir cette flexibilité est un excellent moyen d'attirer de nouveaux employés, ainsi qu'une stratégie d'engagement et de fidélisation. Mais pour que le bureau hybride soit efficace, les employés - quel que soit leur lieu de travail - doivent se sentir également engagés les uns envers les autres et envers l'organisation. 

La culture étant déterminée par le sommet, les hauts gestionnaires doivent se débarrasser de tous les vestiges de la vieille école selon laquelle les employés doivent être physiquement présents pour être à fond et très productifs. Au contraire, leurs paroles et leurs actes doivent traduire leur conviction que les employés seront vus, entendus et valorisés quel que soit leur lieu de travail. 

Pour en savoir plus, inscrivez-vous à notre webinaire, Leading Hybrid Teams: Get Ready for the Great Compromise.

En tant que consultante principale chez DDI, Janice Burns est une conceptrice/architecte du développement qui exerce près de 25 ans d'expertise pour aider les organisations à réfléchir de manière créative à la réalisation de leurs objectifs de développement du leadership à grande échelle. Lorsqu'elle ne travaille pas, Janice passe son temps à se faire dresser par son Cavapoo, Toby.